Für Unternehmen werden sogenannte Hinweisgebersystem immer wichtiger. Jede Person im Unternehmen muss ohne Komplikationen Gebrauch davon machen können. Eine Hinweisbox kann mit einem anonymen Briefkasten verglichen werden. Mitarbeiter und alle, die Kontakt zum Unternehmen stehen, können digital z. B. über einen Link, das Hinweisgebersystem aufrufen und eine anonyme Nachricht hinterlassen.

Seit Ende 2021 ist jedes Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern dazu verpflichtet ein Hinweisgebersystem einzuführen. Primär soll es Opfern eines Unternehmens einfacher gemacht werden schwerwiegende Vorfälle, wie Mobbing oder Belästigung zu melden. Oftmals trauen sich diese Personen nicht und lassen es weiter über sich einhergehen. Durch ein anonymes Hinweisgebersystem müssen sie keine Angst vor Konsequenzen haben. Auch, wenn einer Person Regelverstöße oder Missstände auffallen, können sie gemeldet werden.

Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems

Der größte Vorteil liegt in der Anonymität. Personen, die einen Vorfall melden, müssen keine Angst haben, dass etwas auf sie zurückfällt. Ein Hinweisgebersystem ist eine Art Frühwarnsystem für das Unternehmen. Wenn ein Mitarbeiter eine anonyme Meldung frühzeitig abschickt, muss innerhalb von 7 Tagen reagiert werden. Dadurch kann rechtzeitig eingegriffen werden, sodass es nicht zu unzufriedenen Mitarbeitern oder einem Imageschaden kommt. Eine Kommunikation nach außen kann für ein Alleinstellungsmerkmal sorgen. Nicht jedes Unternehmen nimmt dieses Thema ernst und möchte effizient damit arbeiten. Sowohl für neue Mitarbeiter als auch Geschäftsbeziehungen kann dies ein ausschlaggebender Punkt sein, warum es am Ende zu einer Zusammenarbeit kommt.

Kriterien für ein erfolgreiches Hinweisgebersystem

Unternehmen können zwar die gesetzliche Lage erfüllen, doch das bedeutet nicht, dass das Hinweisgebersystem erfolgreich in das Unternehmen integriert wird. Aus diesem Grund sollten einige Punkte abgedeckt werden.Ein Hinweisgebersystem nimmt vertrauliche Daten entgegen. Sowohl in der Nachricht als auch von der Person, die es abschickt. Damit dies anonym bleibt und den Regelungen entspricht, muss die Anwendung modernsten Sicherheitsstandards entsprechen.

Damit diese Standards im Laufe der Zeit immer auf dem neusten Stand sind, gehören Prüfungen durch IT-Experten zur Tagesordnung. Regelmäßig sollte das Unternehmen Sicherheits- und Penetrationstests durchführen lassen. Unternehmen stellen sich immer breiter auf und gerade in internationalen Konzernen sind mehrere Sprachen vertreten. Ein modernes Hinweisgebersystem muss in der Lage sein mehrere Sprachen entgegen nehmen zu können. Ist die Abgabe eines Nachricht nicht in der Muttersprache möglich, steigt die Hemmschwelle beim Mitarbeiter oder Geschäftspartner und der Zweck dieses Systems wird nicht erfüllt.

Ablauf eines digitalen Hinweisgebersystems

Im ersten Schritt ist immer eine Person notwendig, die einen Regelverstoß erfährt oder beobachtet. Über die Whistleblower Software schildert diese nun das Ereignis anonym und vertraulich. Ob die Meldung anonym geschehen soll, kann frei entschieden werden. Zum besseren Verständnis können Bilder und Dokumente mit der Anfrage hochgeladen werden. Das System erfasst im Anschluss die Meldung und benachrichtigt die entsprechende Person, die dafür verantwortlich ist. Das Ergebnis kommt in jedem Fall schriftlich beim Whistleblower an, auch wenn die Meldung mündlich verfasst wurde. Moderne Systeme erlauben es sogar, dass eine gleichzeitige anonyme Kommunikation zwischen dem Melder und der Person hinter dem System stattfinden kann.

Nun bearbeitet das Unternehmen die Meldung, prüft diese und geht der Sache auf den Grund. Mit Hilfe eines Juristen wird eine Entscheidung getroffen, wie mit dem Fall weiter verfahren wird. Ist das Problem recht leicht lösbar, reichen oftmals auch interne Verfahren aus. Zu guter Letzt wird nach einem gewissen Abstand geprüft, wie die aktuelle Situation ist, um zu schauen, ob das Problem geklärt werden konnte.